Présentation du métier

Contexte de travail

Conditions de travail

Compétences et niveaux attendus

Certifications

Proximité(s)/évolution(s) envisageables

Tendances nationales sur le métier

Pour en savoir plus

CHEF DE PROJET ÉVÉNEMENTIEL / CHEFFE DE PROJET ÉVÉNEMENTIEL

Famille : Préparation et promotion de l'évènement

Autres appellations en français

Responsable événementiel
Chargé de production

Autres appellations en anglais

Event manager

Tout déplier / tout replier

Présentation du métier : Chef de projet événementiel

Finalité du métier

Le Chef de projet événementiel conçoit et met en oeuvre les opérations nécessaires à la bonne réalisation de tout ou partie de l'événement.

Missions principales

Elaborer la programmation de l'évènement et gérer les budgets :
Le Chef de projet évènementiel effectue une veille (benchmarking) pour repérer les prestataires (Ex. : traiteurs, artistes, etc.) potentiels qui interviendront sur l'évènement. Il est responsable de l'élaboration de devis, des transmissions aux clients et aux signatures. Il réalise un déroulé, fil conducteur de la manifestation, coordonnant les tâches internes et prestataires externes.

Coordonner la logistique des manifestations :
Il effectue le suivi du montage de la manifestation en collaboration avec le Régisseur général et l’équipe technique. Il se montre réactif sur le terrain face aux impératifs de dernière minute. Ses interlocuteurs sont multiples, il gère à la fois les aspects techniques, sécuritaires, règlementaires et pilote leur mise en place.

Jouer un rôle d'interlocuteur privilégié interne et externe :
Il effectue l’interface entre le client, les fournisseurs, le personnel d’accueil et les services techniques. Il transmet les informations liées au projet auprès des différents services et des supérieurs de l'équipe. Il gère le personnel intérimaire, intermittent et bénévole (briefing, respect des horaires).

Contexte de travail

Variables spécifiques au métier

Ressources techniques et technologiques mobilisées :
Le Chef de projet évènementiel est doté d'une bonne connaissance du bâtiment, des règlementations liées à la gestion et l'accueil du public et des normes de sécurité. Il maîtrise l’outil informatique pour établir les devis, les plannings ou encore rédiger les cahiers des charges du projet. Aussi, la maîtrise de l’anglais est un plus pour travailler à l'étranger ou s'adapter à l'éclectisme présent sur site.

Qualités requises :
Il doit faire preuve de disponibilité, d'écoute, d'une bonne présentation, d'un bon relationnel et d'une certaine réactivité vis-à-vis du public et des interventions qu'il réalise. Il est doté d'une certaine rigueur, flexibilité, adaptabilité et diplomatie. De nature autonome, il est organisé et communicant.

Transitions écologiques :
Il doit tenir compte des évolutions métiers en termes de développement durable et d'écoresponsabilité, écoconception (Ex. : utilisation d'éco-CUP, vaisselle biodégradable ou lavable, organisation en circuit court, achat de produits locaux, etc.).

Contextes organisationnels

Type et taille d'entreprise :
Dans les plus petites structures, en grande partie associatives, le Chef de projet événementiel est plus polyvalent. Il a parfois pour mission complémentaire de conseiller les exposants et de gérer la partie administrative.
En tant que salarié au sein d'un grand groupe, son rôle est de repérer, contacter et missionner de multiples acteurs (prestataires, partenaires) de différents domaines demandant des compétences précises (sport, art, etc.).

Type et taille de projet :
Salons, congrès, séminaires, spectacles, festivals, et bien plus encore. Le chef de projet événementiel, s'il le souhaite, peut intervenir sur de multiples projets de plus ou moins grande ampleur et de secteur d'activité diverse.
En fonction de l'importance de l'événement et de l'expérience du chef de projet, le périmètre confié et le nombre d'interlocuteurs sont plus ou moins importants.

Conditions de travail

Le rythme de travail

Il varie selon le type et la taille des projets sur lesquels il intervient. Le chef de projet est un coordinateur et un réel chef d’orchestre de l’organisation. Il est souvent amené à travailler le soir et le week-end. Devenir chef de projet événementiel implique de nombreuses heures de travail et un fort investissement personnel.

Déplacements

Ils sont réguliers. En effet, il doit être présent sur son lieu de travail pour gérer les missions internes ou le traitement administratif, mais il est amené à effectuer de nombreux déplacements à l’extérieur pour se rendre sur les lieux de déroulement de manifestations.

Les relations professionnelles

Relations internes

Directeur de manifestation
Directeur Technique
Attaché commercial
Directeur de communication et marketing

Relations externes

Equipe technique
Clients
Prestataires
Fournisseurs

Compétences et niveaux attendus en 4 niveaux cumulés

Macro compétences

Niveaux et compétences attendues

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu

Macro compétences :

Mener et exploiter une analyse stratégique

Niveaux et compétences attendues :

Identifier les éléments différenciants et facteurs clés de succès d'une organisation

Interpréter et rédiger les résultats d'une analyse stratégique

Définir plusieurs options stratégiques, projeter leurs conséquences selon le contexte

Piloter une transformation stratégique sur la durée

Niveau attendu : 3

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Le Chef de projet événementiel, lors de la préparation d'un trail, propose plusieurs stratégies (nombre de kilomètres) en tenant compte des retours (enquêtes de satisfaction réalisées d'une année sur l'autre)

Macro compétences :

Accueillir et gérer l'accueil de public

Niveaux et compétences attendues :

Identifier et orienter les visiteurs, les clients, les prestataires, les communications téléphoniques, digitales et les courriers

Adapter les processus d'accueil et d'orientation selon les catégories d'acteurs

Dimensionner la capacité d'accueil et anticiper les caractéristiques de l'événement (flux de personnes, planning etc.)

Coordonner l'ensemble des processus à traiter lors de l'accueil du public

Niveau attendu : 3

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Lorsqu'il gère l'accueil de visiteurs lors d'un concert, il doit s'assurer que la règlementation liée à l'accueil du public soit assurée et respectée

Macro compétences :

Définir et gérer le budget d'un projet ou d'une entité

Niveaux et compétences attendues :

Suivre un budget et analyser les écarts

Agréger la charge et le budget avec les ressources internes/externes mobilisées

Synthétiser un budget, anticiper les marges d'erreur et de manœuvre

Equilibrer un budget d'ensemble au regard des enjeux

Niveau attendu : 2

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Durant la préparation d'un festival, il prend contact avec plusieurs prestataires en fonction des compétences spécifiques de chacun puis il compare leurs tarifs

Macro compétences :

Gérer les déplacements, la restauration et l'hébergement

Niveaux et compétences attendues :

Consolider toutes les demandes entrantes d'un événement (hébergement, restauration, déplacements etc.)

Participer à l'adaptation des propositions/tarifs de prestations et organiser les réservations (clients, exposants, intervenants, hôteliers, restaurants, traiteurs etc.)

Piloter la mise en place technique des prestations et anticiper leurs besoins d'informations (lancement, besoins spécifiques etc.)

Coordonner l'ensemble des prestations autour des évolutions de déroulement de l'événement

Niveau attendu : 4

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Lors d'un changement inattendu, une intempérie par exemple, il doit proposer des solutions et tenir informés les intervenants

Macro compétences :

Mettre en œuvre et gérer un montage/démontage

Niveaux et compétences attendues :

Identifier les contraintes techniques, logistiques et organisationnelles d'un événement

Monter/démonter des structures selon un plan et adapter le processus de montage

Anticiper et résoudre les problèmes techniques en électricité, menuiserie, plomberie etc.

Encadrer une équipe de montage et démontage

Niveau attendu : 3

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Lors du montage de stand d'exposition, il est présent et vérifie que les règles de sécurité et le plan de montage soient respectés par les équipes techniques

Macro compétences :

Mettre en place un événement ou un chantier

Niveaux et compétences attendues :

Analyser les objectifs, les contraintes et la faisabilité de l'évènement ou du chantier

Conduire les études de conception et réaliser une maquette ou un prototype projet

Piloter les opérations des acteurs internes et externes de l'évènement ou du chantier (ex : sécurité, nettoyage, accueil, gardiennage)

Coordonner la conception, la mise en œuvre et le déroulement de l'évènement ou du chantier

Niveau attendu : 3

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Lors de la mise en place d'une foire internationale qui se déroule sur plusieurs semaines, il définit un cahier des charges qui regroupe tous les aspects logistique, technique, gestion du personnel, etc., et s'assure que celui-ci soit bien respecté

Macro compétences :

Créer et maintenir une relation client favorable

Niveaux et compétences attendues :

Maintenir une relation respectueuse et professionnelle avec les acteurs de projet

Adapter sa posture et l'organisation des échanges à la situation de travail

Anticiper les points de difficulté et proposer des évolutions de projet

Co-piloter une vision de la finalité projet et suivre les évolutions de contexte client

Niveau attendu : 3

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Quand le client ajoute ou modifie une information du projet comme le repas, il fait en sorte de rendre ces changements possibles et contacte en priorité les traiteurs pour satisfaire le client

Macro compétences :

Participer et animer un travail d'équipe

Niveaux et compétences attendues :

Collaborer avec les membres d'une équipe, partager des informations et des avis

Animer les prises de paroles et reformulations selon les situations de travail

Animer une équipe complète sur l'ensemble d'un projet

Coordonner l'animation de plusieurs équipes partageant un objectif commun

Niveau attendu : 3

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Lors des étapes de préparation puis d'exploitation, il intervient auprès des équipes techniques et logistiques pour s'assurer du bon déroulement des opérations

Macro compétences :

Utiliser l'anglais en contexte professionnel

Niveaux et compétences attendues :

Utiliser de la documentation technique en anglais

Converser en anglais professionnel courant et écrire en anglais les livrables simples, notes, e-mails

Délivrer et soutenir des livrables ou propositions complexes

Diriger des débats techniques et un projet en anglais

Niveau attendu : 2

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Lors d'événements produits à l'international, il doit être en mesure de converser avec les clients, les visiteurs et les prestataires liés à la manifestation organisée

Macro compétences :

Gérer un projet

Niveaux et compétences attendues :

Suivre les étapes, délais et coûts d'un projet et analyser les écarts par rapport à la demande

Adapter et optimiser les caractéristiques d'un projet selon les évolutions d'objectifs et de contexte

Piloter une ou plusieurs phases et équipes projets

Coordonner plusieurs projets stratégiques et développer les relais de gestion de projet

Niveau attendu : 3

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Pour l'organisation d'un salon, il intervient au démarrage du projet pour prendre contact avec les prestataires, ensuite, à l'étape de préparation et d'installation pour guider l'équipe de montage, puis durant l'exploitation pour encadrer les équipes d'intervenants

Macro compétences :

Encadrer une équipe

Niveaux et compétences attendues :

Identifier les forces et axes d'amélioration de l'équipe au regard des objectifs et du contexte

Mettre en place les moyens humains, matériels et processus pour réaliser les objectifs

Accompagner la montée en compétences et fidéliser les membres de l'équipe

Donner du sens au travail d'équipe dans la chaîne de valeur

Niveau attendu : 3

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Lors de l'organisation d'un événement, il explique à ses équipes l'importance de l'esprit de cohésion, de la communication et de la coordination entre les individus

Macro compétences :

Gérer la production de livrables

Niveaux et compétences attendues :

Définir les critères de coût, délai et qualité attendus

Mettre en place les outils et process intermédiaires nécessaires

Anticiper la charge et la rentabilité liées à la production d'un ou plusieurs livrables

Superviser la production et l'adaptation d'un livrable en tenant compte des évolutions des besoins

Niveau attendu : 3

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Lors de la mise en œuvre d'un projet, il vérifie la correspondance des coûts, des délais et de la qualité par phase