Présentation du métier

Contexte de travail

Conditions de travail

Compétences et niveaux attendus

Certifications

Proximité(s)/évolution(s) envisageables

Tendances nationales sur le métier

Pour en savoir plus

CHARGÉ DU PLANNING / CHARGÉE DU PLANNING

Famille : Préparation et promotion de l'évènement

Autres appellations en français

Responsable du planning

Autres appellations en anglais

Chief planner

Tout déplier / tout replier

Présentation du métier : Chargé du planning

Finalité du métier

Le Chargé du planning a pour mission d'élaborer, d'optimiser et d'actualiser le planning de l'utilisation du site.

Missions principales

Participer à la construction, au suivi et à l’actualisation des plannings pour la réalisation des prestations techniques :
Le Chargé du planning gère les plannings de façon dynamique en fonction de l'évolution des demandes clients. Son rôle principal est de se montrer capable de prévoir et d'anticiper les imprévus.

Assurer le traitement des démarches administratives :
Il tient à jour le planning et saisit les informations dans le logiciel dédié. Il est responsable de la circulation des informations relatives au planning dans les différents services. Il assure l’interface avec les Chargés d’affaires dans la gestion administrative de leurs dossiers. Il doit savoir-faire un reporting sur l'utilisation et la disponibilité des ressources.

Gérer le planning du personnel technique en respectant le Code du travail :
Il collecte auprès des différents acteurs toutes les informations relatives au planning et veille à la cohérence des compétences du personnel au regard des besoins des prestations.

Contexte de travail

Variables spécifiques au métier

Ressources numériques et législatives :
Le Chargé du planning maîtrise les outils informatiques classiques (Office, Wrike...) et pour effectuer la gestion des emplois du temps de chacun, il est à l'aise avec l'utilisation de progiciels dédiés à la planification. Une connaissance du monde de l’évènementiel, de l’audiovisuel et de la logistique sont un plus. L’administratif ne l’effraie pas, au point d’être à l’aise dans l’édition des contrats d’embauche et des déclarations URSSAF. Il maîtrise le Droit du travail, notamment les règles encadrant les durées du travail.

Posture professionnelle :
Sa qualité première est son attitude relationnelle, car, il gère lui-même les tensions entre services. Pour cela, il conserve une bonne entente avec les différents services de l'entreprise et du personnel externe (intermittents et prestataires) ainsi qu'une certaine bienveillance envers l'ensemble des salariés.
De plus, la bonne prise en compte des clients internes est primordiale, il doit donc faire preuve d'écoute et d'adaptation.

Contextes organisationnels

Type et taille d'entreprise :
Selon la taille du site, les fonctions du Chargé du planning peuvent être prises en charge par les services administratifs ou de développement commercial.

Type et taille de projet :
L'attribution des moyens (techniques et humains) se décide soit sur une demande du client (pour une prestation précise), soit lors de la mise en place d'un « workflow », c'est-à-dire d'une succession de prestations techniques pour la fabrication d'un produit plus complexe. Certaines entreprises sont dotées de services logistiques, qui réalisent cette mission. L'activité de gestion du planning n'est pas toujours aisée : elle est soumise aux aléas de la production audiovisuelle.

Conditions de travail

Le rythme de travail

Il varie selon l'activité. Ses horaires de travail sont en général réguliers, mais dans certains secteurs ils peuvent être étendus.

Déplacements

Ils sont très rares. Le travail du Chargé de planning est en premier lieu sédentaire dans un bureau.

Les relations professionnelles

Relations internes

Attaché commercial
Ensemble des services

Relations externes

Internes : Responsable de service, Chargé de production, DRH, c
Externes : Clients, Partenaires, Fournisseurs, Sous-traitants

Compétences et niveaux attendus en 4 niveaux cumulés

Macro compétences

Niveaux et compétences attendues

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu

Macro compétences :

Mettre en place et intégrer des ressources humaines

Niveaux et compétences attendues :

Identifier les caractéristiques d'un besoin métier et les ressources disponibles

Identifier les types de ressources adaptées et les moyens d'y accéder

Anticiper un plan d'intégration d'une ressource interne/externe

Adapter une stratégie et une organisation aux contraintes de ressources disponibles

Niveau attendu : 2

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Il veille à la cohérence des compétences du personnel au regard des besoins des prestations, pour l'organisation d'un évènement sportif

Macro compétences :

Gérer les logiciels métiers

Niveaux et compétences attendues :

Saisir et interpréter des données selon les règles de gestion logicielles

Administrer les données, paramétrer et rédiger les règles de gestion logicielles selon les besoins d'exploitation

Anticiper les processus post-intégration et piloter l'intégration des logiciels au sein des métiers

Coordonner les évolutions métiers et techniques sur la durée de vie des données

Niveau attendu : 1

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Il utilise un logiciel de planification dans lequel il intègre toutes les informations de l'événement, puis à partir d'un Gantt, il réalise une étude du chemin critique

Macro compétences :

Utiliser les outils bureautiques

Niveaux et compétences attendues :

Traiter des données avec des outils bureautiques (tableur, traitement de texte, présentation, support de communication…)

Concevoir des outils/supports complexes à partir des outils bureautiques

Créer des automatisations et outils/supports complexes sur les outils bureautiques

Accompagner des acteurs dans l'articulation des process, outils bureautiques et métiers

Niveau attendu : 1

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Au sein d'une régie publicitaire, il aide à la création de dossiers sectoriels prospectifs, à partir de bases de données croisées (comprendre le marché afin de proposer des offres cohérentes)

Macro compétences :

Mettre en place un événement ou un chantier

Niveaux et compétences attendues :

Analyser les objectifs, les contraintes et la faisabilité de l'évènement ou du chantier

Conduire les études de conception et réaliser une maquette ou un prototype projet

Piloter les opérations des acteurs internes et externes de l'évènement ou du chantier (ex : sécurité, nettoyage, accueil, gardiennage)

Coordonner la conception, la mise en œuvre et le déroulement de l'évènement ou du chantier

Niveau attendu : 3

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Pour un grand groupe de l'événementiel, il gère, avec le responsable logistique, toutes les entrées / sorties des livraisons, pour garantir la sécurité du site

Macro compétences :

Dimensionner les moyens humains et matériels pour un projet ou un chantier

Niveaux et compétences attendues :

Identifier les besoins humains et matériels nécessaires au projet ou au chantier

Préparer, adapter et organiser les aspects techniques ou logiciels nécessaires au projet ou au chantier

Mettre en place et coordonner les équipes techniques ou les partenaires, du projet ou du chantier

Assurer la conformité du projet ou du chantier sur les aspects sécuritaires, règlementaires, matériels et budgétaires

Niveau attendu : 1

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Pour l'organisation du salon de l'aéronautique, il fait appel à du personnel qualifié, pour implanter les infrastructures adaptées à l'exposition des aéronefs

Macro compétences :

Assister la Maîtrise d’Ouvrage en cadrage projet

Niveaux et compétences attendues :

Identifier les spécifications fonctionnelles et techniques du projet (règlementation, normes organisation, qualité, délais etc.)

Réaliser un cahier des charges et organiser des modalités d'évaluation de réponses

Synthétiser une analyse des réponses et délivrer une préconisation

Englober une démarche de maîtrise d'ouvrage selon sa connaissance des marchés et les enjeux globaux du projet

Niveau attendu : 1

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Pour l'organisation d'un évènement itinérant, il définit tous les temps de trajet, d'attente, de restauration, de transfert, qu'il intègre dans le cahier des charges, pour donner une estimation du temps nécessaire

Macro compétences :

Se conformer aux normes et à la règlementation

Niveaux et compétences attendues :

Cartographier les exigences normatives et règlementaires d'une entreprise

Adapter les processus de travail aux exigences normatives et réglementaires et informer les parties prenantes

Anticiper les conséquences des normes et de la règlementation et piloter leur bonne compréhension/application

Contribuer à la révision de la règlementation ou de la normalisation et proposer des adaptations

Niveau attendu : 2

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Il prend en considération les exigences règlementaires en matière de sécurité, sur le temps nécessaire à l' évacuation des visiteurs en cas d'incident

Macro compétences :

Maîtriser les échanges entre différents logiciels métiers

Niveaux et compétences attendues :

Identifier les besoins en logiciel des acteurs d'un projet

Concevoir et utiliser les formats d'échange de données

Paramétrer un logiciel métier et l'interfacer à d'autre applicatifs

Développer un complément (plug-in) pour augmenter les capacités d'un logiciel métier

Niveau attendu : 1

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Il transmet les informations temporelles du projet, dans le bon format numérique pour que les Chefs de projet puissent intégrer les données dans les logiciels de modélisation des stands

Macro compétences :

Communiquer efficacement

Niveaux et compétences attendues :

Ecouter activement et partager une information pertinente

Adapter et rédiger un support de communication aux objectifs et au contexte

Synthétiser une présentation adaptée à l'objectif et au public cible

Coordonner une communication d'organisation en situation complexe (ex : message sensible, public difficile, situation imprévue…)

Niveau attendu : 2

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Il modélise un planning visuel, simple, lisible pour que chaque opérateur comprenne bien l'enchainement des taches, lors des changements de décor, pour un spectacle vivant

Macro compétences :

Faciliter les projets et transformations

Niveaux et compétences attendues :

Décrypter les objectifs du projet et de ses acteurs, les points de convergences et de divergences

Adapter les messages, les modalités de communication et proposer une organisation pertinente

Anticiper les points de difficultés avec les acteurs projet et réguler les relations selon le contexte

Faire converger les acteurs autour de la finalité du projet et mettre en valeur les avancées

Niveau attendu : 2

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Il crée une "légende" claire et précise, sur ses plannings pour que chaque équipe de montage optimise les temps de location du matériel roulant (Type nacelles)

Macro compétences :

Prioriser et hiérarchiser son activité

Niveaux et compétences attendues :

Identifier et planifier les activités confiées

Hiérarchiser les activités selon leurs impacts, en lien avec le contexte

Anticiper et piloter les arbitrages dans son activité

Coordonner les équipes et la bonne compréhension des enjeux liés à ses arbitrages

Niveau attendu : 3

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Le chargé de planning maîtrise intégralement toutes les activités et les tâches du projet, et définit les priorités selon des critères définis, comme le temps d'évacuation, les temps de location de matériel, etc.

Macro compétences :

Gérer un projet

Niveaux et compétences attendues :

Suivre les étapes, délais et coûts d'un projet et analyser les écarts par rapport à la demande

Adapter et optimiser les caractéristiques d'un projet selon les évolutions d'objectifs et de contexte

Piloter une ou plusieurs phases et équipes projets

Coordonner plusieurs projets stratégiques et développer les relais de gestion de projet

Niveau attendu : 2

Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :

Lors d'un changement de planning, il se montre réactif et ouvert aux échanges, pour modifier les temps de répartition des tâches entre les équipes et il communique auprès d'elles en expliquant les raisons de ces changements