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Soutien
  • Secrétaire
  • Secrétaire de direction
  • Assistant de direction
  • Assistant RH
  • Assistant commercial
  • Assistant comptable
  • Assistant Marketing
  • Assistant
  • Personal assistant
  • Management assistant
  • Executive assistant

L'Assistant est le collaborateur direct d’un ou plusieurs cadres dirigeants (responsables d'équipes, directeurs de service...) ou d'un chef d’entreprise. Il est chargé de les assister dans la gestion et l’organisation administrative de leurs activités.

  • Traiter et mettre en forme des documents, rapports, courriers
  • Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire...)
  • Recevoir et orienter des appels et messages téléphoniques
  • Accueillir les visiteurs et les prendre en charge
  • Prendre les RDV, tenir les agendas, réserver les salles
  • Organiser les déplacements professionnels des responsables
  • Préparer et suivre les dossiers. Les classer et les archiver.
  • Faciliter la diffusion de l'information au sein de l'entreprise (reproduire et diffuser des documents, réaliser des tableaux de bord pour suivre l'activité du service...)
  • Gérer les fournitures du service et matériel de bureau (vérifier le stock, passer des commandes d'approvisionnement...)
  • Prendre en charge des tâches qui relèvent de la spécificité de son service d'attachement (marketing, communication, gestion des ressources humaines...)
  • Dépanner au premier niveau les matériels de bureau
  • Gérer le planning du personnel du service (congés, absence)
  • Organiser des réunions, des séminaires et élaborer les documents et comptes rendus relatifs
  • Assurer le suivi du budget du service
  • Etre référent pour l'utilisation des outils bureautiques
Compétences transverses Niveau attendu Descriptif
"Leadership" et esprit d'entreprise

Prendre du recul, des initiatives au service des activités et des collaborateurs internes et externes.

Adaptabilité et Flexibilité

Adapter et re-prioriser ses activités et son organisation face aux évolutions et aux contraintes.

Analyse et Synthèse

Récupérer des informations suite à une demande précise. Présenter des données et de l’information factuelle dans un format pré-défini.

Communication orale et écrite

Ecouter activement, exprimer et formaliser clairement un point de vue, partager l’information.

Conviction et Influence

Expliquer de façon claire et grâce à des arguments prédéfinis ou préparés à l’avance une décision ou un point de vue.

Créativité, sens de l'innovation

Contribuer à la recherche d’idées et de solutions en participant à des échanges et des séances de créativité et proposer des améliorations.

Gestion de Projet
Gestion de la performance

Suivre des indicateurs de performance sur son activité. Détecter et reporter des problèmes dans son périmètre d’activité.

Orientation client

Ecouter, comprendre et restituer un besoin exprimé par le client et apporter une réponse.

Rigueur et Organisation

Prioriser et planifier sa propre charge de travail, évaluer et corriger les activités réalisées.

Sens Relationnel

Adapter son comportement et son attitude en fonction de l’interlocuteur pour maximiser la qualité des échanges.

Travail et animation d'équipe

Collaborer avec les membres de l’équipe de façon ouverte en communiquant ses retours et impressions sur les travaux.

  • Veille, analyse et gestion documentaire
  • Corriger / compléter des documents
  • Gérer le processus de classement et d'archivage
  • Maîtrise des logiciels
  • Maîtriser les logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur, présentation…)
  • Anglais
  • Converser en anglais en contexte professionnel
  • Utiliser un vocabulaire technique en anglais
  • Ecrire en anglais les livrables, notes, e-mails... nécessaires à la réalisation des activités
  • Années d'expériences requises
  • Commentaire et conditions
  • Accessible aux débutants
  • Sans objet

Bac professionnel (gestion-administration, sciences et technologie du management et de la gestion...) complété par une expérience confirmée dans les techniques de secrétariat Bac +2 et plus en assistanat (BTS assistant de manager...)

Sans objet

Dans les grandes entreprises, les services supports sont distincts et ont chacun une assistance administrative spécifique. L'Assistant doit alors se spécialiser pour gérer des tâches et dossiers spécifiques (direction générale, RH, Marketing, Vente…).

Sans objet

  • Clients
  • Fournisseurs
  • Prestataires de services
  • Supérieur hiérarchique
  • Ensemble du service ou du département de rattachement
Sédentaire

Assistance de direction Assistance RH Assistance en comptabilité, Marketing, commercial…

Axes de mobilité professionnelle
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Numérique Ingénierie Etudes & Conseil Evénement Transverses Autre

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Provenances possibles

Evolutions envisageables

Autres provenances Autres provenances
Provenances lointaines Provenances lointaines
Provenances moyennes Provenances moyennes
Proximité forte Proximité forte
Evolutions moyennes Evolutions moyennes
Evolutions lointaines Evolutions lointaines
Autres évolutions Autres évolutions
Assistant
Chargé de scripting
Chargé d'administration des ventes
Agent d'accueil
Contrôleur documentaire
Technicien de laboratoire
Chargé de codification
Resource Manager
Chargé du planning
Comptable
Assistant de Communication
Enquêteur
Analyste test et validation
Ces mobilités sont données à titre indicatif, sans valeur d’obligation pour les entreprises et les salariés qui doivent les adapter à leur situation particulière.
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